Midden in de eerste lockdown ging het e-commerce project met NEN van start: één van de grootste projecten uit de historie van Experius, op afstand realiseren en dat binnen 6 maanden. Een compleet nieuw platform, op basis van Magento Commerce Cloud. De werkwijze die we hiervoor uit de kast trokken is Scrum, een agile werkmethode waar ‘klant’ en ‘waarde’ centraal staan.
Website, e-commerce en heel veel content in één: hoe complexer het traject, hoe groter de waarde is van Scrum. Ondanks de vele uitdagingen waren de verwachtingen hooggespannen. Zijn deze verwachtingen waargemaakt en zo ja, hoe is dat gedaan?
Ik vroeg het een aantal hoofdrolspelers in dit traject:
- Meike Peekstok - Product Owner Content & Adviseur Online Communicatie - NEN
- Vikas Ramsaroep - Product Owner E-commerce & Marketing en Communicatie Adviseur - NEN
- Geranda van Amerongen - Scrum Master & COO - Experius
- Annemieke van Schaik - Klantcoördinator - Experius
De inhoud:
Even in het kort
NEN en de wens voor een nieuw online platform
NEN staat voor Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut. NEN verbindt partijen en belanghebbenden en zorgt ervoor dat zij komen tot afspraken die worden vastgelegd in normen en richtlijnen. Vanuit NEN werd bij Experius de vraag neergelegd om een compleet nieuw online platform te ontwikkelen: een website met e-commerce platform en alle content voor het gehele normalisatietraject. NEN is dé portal op het gebied van normen, voor het hele normalisatie traject. Van het ontwikkelen van normen en richtlijnen tot en met de verkoop en toepassing en uiteindelijk de impact van die normen. Die impact kan alleen gemaakt worden als de website optimaal is ingericht op de wensen van de zakelijke bezoeker. Lees meer in het nieuwsbericht over de samenwerking.
In een eigen voortraject was al bepaald welk platform het beste aansloot bij de vragen vanuit NEN, en geen verrassing als je voor Experius kiest, dat werd Magento. Magento 2 Commerce Cloud om volledig te zijn.
Vikas licht deze keuze toe: “In het projectteam is onderzoek gedaan welk platform het beste bij NEN past. Zo kwam bijvoorbeeld Magento als ‘leader’ naar voor uit de rapporten van Forrester en Gartner, daarnaast hebben we Magento Live in Amsterdam bezocht. Er is effort gestoken in het leren kennen van het systeem, we hebben workshops gevolgd en er is met het systeem gewerkt.”
Voorafgaand aan het traject is door NEN een Minimum Viable Product (MVP) opgesteld voor het e-commerce platform.
De Rollen
Wat doet een Scrum Master?
Geranda: “De rol van Scrum Master is het faciliteren van het development team tijdens het project, dat iedereen goed zijn werk kan doen. Het coachen van de product owners zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast plan je de sprints in en bewaak je de deadlines.”
Wat doet een Product Owner?
Binnen NEN staan 3 Product Owners aan het roer, samen werken zij als een team en denken met elkaar mee. Bijvoorbeeld door het leveren van input voor elkaars User Stories (een korte, eenvoudige beschrijving van een behoefte van de eindgebruiker). Zij prioriteren de taken, maken keuzes over wat er gedaan moet worden, zijn een vraagbaak voor developers en onderhouden contact met de interne en externe stakeholders. Deze 3 Product Owners hebben elk hun eigen verantwoordelijkheidsgebied:
-
- E-commerce
- Content
- IT
Het Scrum project
Hoe ziet zo’n Scrum project er in de praktijk uit?
Binnen Scrum werk je met sprints. Je plant de sprints in vaste weken en aan het einde van een sprint week wordt een tussenproduct opgeleverd. In dit traject is gekozen om een sprintweek in te plannen gevolgd door zo’n twee weken ruimte, waarbinnen de Product Owners de tijd hadden om zaken uit te zoeken (refinement van de taken), zoals feedback vragen aan het projectteam, advies vanuit de stuurgroep, maar ook intern de organisatie meekrijgen.
Het Scrum team bestaat uit een Scrum Master, een development team en Product Owners. Binnen het Scrum team ben je als Product Owner de vertegenwoordiging van de klant en de organisatie (stakeholders). De 3 Product Owners van NEN leggen belangrijke beslissingen voor aan een zogenaamde stuurgroep, waar de stakeholders deel van uitmaken. Scrum was nieuw voor NEN, maar niet voor alle Product Owners.
Als je zegt ‘Scrum’ zeg je zeker niet altijd dezelfde projectopbouw, want zoals het een ‘agile’ werkwijze betaamt is ook deze methodiek aan te passen naar wens en doel.
Geranda: “Bij een ‘normaal’ Scrum project doe je alle sprints achter elkaar, week na week. Dat werkt niet bij Experius, want wij hebben meerdere klanten waar het vaste team van NEN ook voor werkt. Echter, deze aanpak werkte juist heel goed bij dit traject. Omdat je tussen de sprints door tijd hebt om de zaken te bespreken en door de projectgroep van NEN intern te laten beoordelen. Het was wel lastig in Corona tijden, idealiter zit als Scrum team bij elkaar. Omdat je dan echt hele korte lijntjes hebt en dat is het allerbelangrijkste van Scrum. ”
“Elke week zie je een stukje resultaat. Dat geeft zo’n spirit!”
- Meike Peekstok, Product Owner & Adviseur Online Communicatie bij NEN
Je hoort wel eens dat Scrum een dure projectmethodiek is. Hoe zit dat?
Geranda: “Ik hoor dat inderdaad vaker. Maar het is niet zo. Het wordt wel uitdagender als er een vast plafond is. Want je kunt niet ineens veel uren extra regelen, of een zak met geld tevoorschijn toveren. Samen ontdekken wat er nodig is en wat we willen realiseren, zoals Scrum werkt, daar heb je niet perse een oneindig budget voor nodig. Maar wel goede Product Owners, die keuzes kunnen maken, met het MVP als focus.”
Hoe ga je van start?
Meike “We zijn gestart met een MVP. De scope was vooraf bepaald; dus welke basisfactoren moeten in ieder geval aanwezig zijn en aan welke functionaliteiten hebben onze klanten echt behoefte. Dit maakte het project goed afgekaderd.
Tijdens het project en de feedbackrondes konden wij goed aangeven aan onze interne stakeholders welke functionaliteiten wel binnen de scope vielen en welke eventueel later kunnen worden opgepakt tijdens de doorontwikkeling.”
Geranda: “Bij de start zijn vaste sprint-weken vooraf ingepland, dit gebeurt in één keer tot het einde van het project. We vragen van de Product Owners commitment om in die week mee te werken en aanwezig te zijn”.
Hoe zorg je voor voortgang als je niet bij elkaar kan werken?
Omdat het project startte in Corona tijd, tijdens de eerste lockdown, heeft het grootste gedeelte plaatsgevonden voor een beeldscherm. Maar deze afstand heeft het samenwerken zeker niet in de weg gezeten.
Meike: “Normaal werk je tijdens een sprintweek de hele dag bij elkaar, nu was het in het begin wel even zoeken: gaan we de hele dag online in een sessie zitten? De laatste weken voor livegang gingen we een aantal dagen naar het kantoor van Experius. Dat was de perfecte timing, je kon gelijk even wat vragen en snel schakelen. Daarvoor ging het ook met de afstand wel goed.”
Geranda: “Voor het hele development team was er focus, we werkten in die sprintweek alleen aan NEN. Focus is één van de belangrijkste dingen. Of je dat nou digitaal aanbrengt of je werkt gefocust op kantoor. Vooral tijdens de migratie en het vullen van de webshop, dan is het extra prettig als je bij elkaar kunt zijn.”
Annemieke: “Alle meetings zijn gewoon doorgegaan, de daily scrums en reviews bijvoorbeeld. En tijdens de laatste sprint week is er nog wel op veilige manier gedeeltelijk op kantoor samengewerkt. Een fijn extraatje wat op dat moment ook echt nodig was.”
Vikas: “Dedication is het sleutelwoord. Binnen Experius was een team vrijgemaakt en deze werkte dedicated aan de nieuwe nen.nl. Daarnaast was de website een prioriteit binnen de organisatie en dit gaf de ruimte om ons op de ontwikkeling van die nieuwe website te focussen. Zo werk je samen (op afstand) in een ‘bubbel’. Dit helpt ontzettend bij het houden van focus en het gevoel samen iets moois neer te zetten.”
Waarom werkte deze Scrum methodiek bij dit project met NEN zo goed?
Geranda: “Er was een lijst met User Stories die we voor een groot deel al hadden uitgewerkt. Vooraf hebben we gezamenlijke sessies gehad en er stond een MVP beschrijving met strakke deadline klaar. Op basis daarvan hebben we de hoeveelheid sprints die we nodig hadden, kunnen vast stellen. Toch was er ook nog veel onduidelijk. Vanwege die strakke deadline was er geen tijd om alles uit te schrijven. Het voordeel van Scrum is dat je iteratief werkt. Onze consultants en de designers konden de Product Owners van NEN helpen met het verder uitschrijven en bedenken van wat er gemaakt moest worden. Ondertussen konden de developers bouwen en vervolgens konden wij het weer reviewen. Ik denk dat het een hele goede keuze is geweest voor NEN. “
“Je bouwt iets, je ziet iets, je gebruikt het en komt vervolgens toch tot de conclusie dat het nog iets anders moet.
Daar heb je binnen Scrum dan de mogelijkheid voor.”
- Geranda van Amerongen, Scrum Master & COO bij Experius
Vikas: “In de voorbereidingen hebben we veel data verzameld en verschillende klantgroepen gesproken en gevraagd wat ze willen, maar ook hoe de website hen beter zou kunnen helpen. Uiteraard hebben we onszelf ook de vraag gesteld “wat willen wij als NEN dat onze bezoekers doen?”. En dan wordt het spannend, want hoe gaan we het invullen op de website? Hoe ziet bijvoorbeeld de beste de menustructuur eruit? Welke opbouw moeten we gebruiken? Gaandeweg het proces komen dan ook nog de technische uitdagingen. Experts die advies geven, flexibiliteit van de projectgroep en Product Owners die snel moeten schakelen en ook het mandaat hebben, zijn dan ingrediënten die nodig zijn bij dit traject. Dit zijn dan ook elementen welke nodig zijn bij deze Scrum methodiek, deze zorgen voor een gouden combinatie”.
Meike: “Deze methodiek zorgt ervoor dat knopen worden doorgehakt en dat we doorgingen.”
Geranda: “Als we een vraag hadden, kregen we vaak de volgende dag al de antwoord vanuit NEN. En konden wij weer verder.”
“Dit was één van onze grootste projecten, gerealiseerd in de kortste doorlooptijd. En het is ons gelukt, met Scrum. Dit hadden we met een watervalmethode nooit voor elkaar gekregen. Want dan was de webshop gebouwd, intern gepresenteerd bij NEN en hadden we ‘m overnieuw kunnen bouwen omdat je dán pas de feedback krijgt.”
De uitdagingen in het Scrum project
Tegen welke uitdagingen liepen jullie aan tijdens het project?
1. Scope en budget bewaking
Een grote uitdaging in elk Scrum project is scope en budget bewaking. Product Owners komen soms in een spagaat; wat maak je wel en wat maak je niet? Je moet beslissen wat je terug wilt zien in het eindresultaat, waar je ook te maken hebt met welke capaciteit daarvoor beschikbaar is. Oftewel: features en wensen versus capaciteit en budget.
Geranda: “Voor mij was het een uitdaging dat we 3 Product Owners hadden, waar je normaalgesproken werkt met 1 Product Owner. Dit maakt het vooral lastig om alle wensen en features eerlijk te verdelen in de beschikbare sprints. Ook moet je goed de verwachtingen van de rol van de Product Owners managen. Waar is hij of zij verantwoordelijk voor?”
Vikas: “We hadden een half jaar om een webshop en -site te bouwen met tal van technische koppelingen. En omdat je aan iets nieuws bouwt, streef je perfectie na. Maar van te voren weet je dat het onvermijdelijk is om keuzes te maken voor bepaalde functionaliteiten of ontwikkeling vanwege de deadline. De gemaakt keuzes moeten wel goed worden uitgelegd aan de interne organisatie wat vraagt om goede stakeholdermanagement. Want je kan niet iedereen blij maken, maar als je een goede uitleg kan geven met behulp van data kun je er wel voor zorgen dat men begrip zal hebben voor de gemaakte keuzes. ”
2. Contentmigratie combineren met ontwikkeling van het platform
Voor Meike lag er als Product Owner Content een flinke klus in het migreren van alle content. Binnen Magento Commerce Cloud heb je via Pagebuilder de mogelijkheid om als gebruiker zelf websitepagina's op te bouwen met content blokken. Er zitten in het online platform van NEN heel veel informatiepagina’s omdat er veel moet worden uitgelegd en verteld aan de bezoekers, ook de nieuwspagina neemt een belangrijke rol in. Hoe is dit meegenomen in het Scrum project?
Meike: “Daar was een planning voor en deze moest gecombineerd worden met het Scrum project en de planning. Wat doe je eerst? De flexibiliteit van Scrum zorgde ervoor dat we snel konden schakelen en zaken anders konden plannen dan in eerste instantie bedacht. In plaats van eerst vullen, hebben we eerst de design componenten laten maken en zijn daarna gaan vullen. Tijdens zo’n traject vormt zich dat dus.”
3. Verwachtingen en aannames managen
Vikas: “Het helpt als je uitgebreidere User Stories hebt. In ieder geval voldoende uitgebreid om de verwachtingen met elkaar uit te lijnen. Bij sommige User Stories was er ruimte voor eigen interpretatie wat voor discussies kan zorgen als het budget op raakt. Aan de andere kant hoort dit toch ook een beetje bij Scrum.”
Ook de kennis van de systemen maakte dat er meer uitgezocht moest worden dan vooraf gedacht. Vikas: “Magento was nieuw voor NEN, waar je dus aannames doet hoe iets er uit komt te zien wat niet altijd waargemaakt wordt.”
Wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor het laten slagen van Scrum?
Vikas: “Planning bewaken en intern stakeholder management. Geranda en Annemieke hebben heel goed de planning bewaakt. Je moet tijdig deadlines en feedbackmoment doorgeven, door updates te geven aan de interne stakeholders.” “Maar ook developers die je bellen bij vragen en er dus geen tijd verloren gaat door te mailen via het projectmanagement systeem. ”.
Meike: “Flexibiliteit in planning. Je kiest er zelf voor wat er wordt gedaan en in welke volgorde.”
Geranda: “Tijd van de Product Owners en beslissingsbevoegdheid.”
Annemieke: “Focus van iedereen. Belangrijk voor hoeveel er kan worden opgepakt en de kwaliteit van wat er uiteindelijk wordt opgeleverd.”
"Developers die enthousiast iets bouwen en mij enthousiasmeren zorgt weer voor extra enthousiasme bij de developers die dan weer enthousiast verder bouwen, etc. De zogenoemde enthousiasmecirkel/-kringloop!"
- Vikas Ramsaroep, Product Owner & Marketing en Communicatie Adviseur bij NEN
Na livegang van het online platform en website
Het online platform en de website staan! En hoe nu verder?
Meike: “Tijdens de ontwikkeling zijn er zaken geparkeerd die niet binnen de MVP vielen. Deze punten worden nu, tijdens de doorontwikkeling opgepakt. Daarnaast komen er ook nieuwe wensen bij naar aanleiding van de feedback die we krijgen van klanten.”
Annemieke: “We stemmen nu maandelijks met elkaar af welke doorontwikkelingen we in die maand oppakken. Daar is vanuit NEN ook budget voor beschikbaar gesteld. Dit doen we volgens de Scrum aanpak, waarbij de 3 Product Owners de backlog prioriteren en bepalen in welke volgorde we aan de slag gaan.”
Conclusie: zijn volgens jullie de verwachtingen waargemaakt?
Meike: “Ja, vooral vanwege de planning en de focus. Het was voor mij echt boven verwachting. Elke week zie je een stukje resultaat. Dat geeft zo’n spirit. Je ziet in korte tijd de website steeds verder ontwikkeld worden.”
Vikas: “Ja, ik zat wel echt op het kritische deel van de planning richting de stakeholders. Scrum heeft zijn voordelen bewezen.”
Toch zou hij het niet aanraden om altijd volgens Scrum te werken. “Sommige projecten passen er minder goed bij. Denk bijvoorbeeld aan projecten waar de doorlooptijd van een besluit lang is doordat een besluit eerst langs MT1 en dan MT2 moet gaan.”
Over NEN en het nieuwe NEN.nl
NEN, het Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut, verbindt partijen en belanghebbenden en zorgt ervoor dat zij komen tot afspraken die worden vastgelegd in normen en richtlijnen. Dit gebeurt in ruim 550 nationale en/of internationale normcommissies. Daarnaast ondersteunt NEN bij de toepassing en het gebruik van normen in de praktijk door middel van trainingen. NEN beheert ruim 34.000 normen. Deze zijn allemaal verkrijgbaar bij NEN, al dan niet als losse norm of in abonnementsvorm. NEN faciliteert ook de ontwikkeling en het beheer van certificatieschema's. NEN certificeert zelf niet, maar fungeert als onafhankelijk platform om certificatieschema's op te zetten en te beheren. NEN, standaard voor vooruitgang.
Over Experius en Scrum
Bij Experius zijn we georganiseerd in kleine multidisciplinaire teams die zelforganiserend zijn en klantwaarde voorop hebben staan. Dat is het fundament om agile te kunnen samenwerken. Niet elk project wordt bij ons volgens de Scrum methodiek opgepakt, dit ligt onder andere aan de complexiteit van het project.
-
Ideaal voor grote, complexe projecten
-
Gemotiveerd team bij ons en bij de klant
-
Snel bijsturen en verbeteren
-
Gedeeld eigenaarschap
-
Voortgang gemakkelijk inzichtelijk
